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如何理性削减IT维护成本?

木马童年 2019-5-17 12:10 22 0

为了省钱,企业要求IT部门减少与供应商签订的维护合同。所以,以前支付高昂成本,要求四个小时之内解决的关键性问题,如今在24小时之内解决即可。有时候,企业对出现的问题听之任之,直到IT员工能够自行解决。接受采 ...

为了省钱,企业要求IT部门减少与供应商签订的维护合同。所以,以前支付高昂成本,要求四个小时之内解决的关键性问题,如今在24小时之内解决即可。有时候,企业对出现的问题听之任之,直到IT员工能够自行解决。接受采访的IT人员表示,只希望延迟修复不会带来任何不良后果。

波士顿IT服务公司Keane全球服务执行副总裁Jim Milde估计,在其最大的客户当中(这些客户从事制药、保险、金融、政府和运输等行业),约有10%在以种种方式削减维护成本。

 成本削减要分轻重

  企业战略集团的Lauren Whitehouse表示,通过减少或者重新洽谈维护合同,公司削减了成本,那样它们也许能避免或减少裁员,或者仍拥有资金用于新项目上——当经济形势好转时,这些新项目将有助于拓展业务。

“假设贵企业70%的预算用于维护系统正常运行,30%用于在将来推动业务发展——这是战略性工作,老板就会关注这70%的预算,看看哪些方面还能精简,确保战略性的工作顺利进行。”

Keane公司的Milde表示,对许多客户来说,降低服务级别是“最后那根稻草”: “不少客户正在着手削减服务费用或削减基本支持,但前提是它们应当确保系统能够正常运行。”

有一名IT人员是美国中西部一家年收入15亿美元的体育用品生产商的软件工程师,他表示,公司采取了诸多精简措施(包括把IT人员裁掉约20%)之后,开始着手削减维护成本。

这家体育用品生产商的IT人员表示,在过去,公司签购的IT维护合同通常明确指定: 要是某个设备出了故障,供应商要在四小时之内派人赶到现场,更换或维修故障设备。而现在“要是某个设备出故障,我们只要去商店购买更换设备即可。”

这名工程师说: “就在两年前,只要购买了产品——不管软件还是硬件,不管有什么样的维护合同,我们都统统买下。现在这样做太费钱了,再也不能这么干了。”

省下来的钱相当可观。这家体育用品生产商之前花3万美元买了一款应用软件,另外花1.6万美元签购了年度维护合同,而现在这笔维护费取消了。

另一个用户是金融服务行业的一名IT经理,他也是计算机测量组织(CMG)的董事会成员。他表示,尽管公司削减了维护成本,但只是针对不太重要的方面,比如人力资源系统或面向员工的互联网接入的系统。

佛蒙特州绿山咖啡烘焙机公司的CIO Jim Prevo表示,目前公司并没有减少维护合同。一般而言,维护合同“应根据业务需求来签订。如果停机造成的成本在减少,那么有必要节省这方面的支出。另外,要是撤掉了轮班作业的第二班,也就没有必要为这一班提供技术支持,也没有必要保证系统整晚都顺畅运行。”

 非常规的做法

  那家体育用品公司还削减了网络方面的维护合同。过去,该公司请两家服务商负责网络维护、确保冗余性和零故障。现在服务商数量减少至一家。公司签订了费用较低的新合同,接受长达四个小时的网络停运时间。

这家体育用品公司过去还订有一项政策: 要是IT生产商宣称某产品使用寿命到期,维护合同可能延续到更换计划制定完毕。“现在的计划却是让产品一直运行,直到出现故障,”然后再决定要不要更换。

伯顿集团的CIO执行战略师Jack Santos表示,还没有看到更多客户在采取这种做法。Santos表示,“这是一个例外,而不是常规;但这不是一个坏主意。”

不过,他发现中小企业在削减夜间和周末的第三方技术支持服务。“员工对此常常不高兴,但考虑到眼下的经济形势,如果让员工在人员精简和工作不便之间选择,他们会选择后者的。”

那家体育用品公司避免削减维护成本的是面向客户的应用系统,包括为该公司带来收入的客户门户网站。那名工程师解释,如果该门户网站的运行出现故障,“那么美国经销商就无法订购我们产品的零部件”,收入因此会减少。

至于那家金融服务公司,“如果某个方面很关键、面向客户,即便在眼下主张削减成本的时期,也不会受到影响”,那名经理说。“只要遵守任何监管法规,公司就无法节省这方面的成本。”

在非关键方面,“也许可以在支持和维修的周转时间等方面进行削减”,那名金融服务经理说,“可以寻求费用较低的解决方案,但同时要保证同样的服务级别。”

给企业带来的影响

那家体育用品公司的网络加速器最近出了故障。那名工程师说,IT部门没法致电供应商来解决故障,因为该设备再也没有维护合同。于是,他公司开始到eBay上寻找旧的更换设备。他说: “替换后,各方面的速度都慢了下来; 不过对我们来说,没有更高网速也没关系。”

至于最终用户,他们抱怨网速偏慢,于是提交了新的故障单; 结果,IT人员面临的工作量反而更大了。

他说起这次削减维护以及对公司员工的影响时说: “告诉员工会受到影响时,他们通常表示没关系。但真受到影响时,他们又不喜欢。每个人都希望汽车不但省油,还能跑得快。哪有这样的好事!”

绿山咖啡烘焙机公司的Prevo指出,在包括安全在内的系统被削减维护成本可能使企业的IT系统岌岌可危。Keane公司的Milde表示,削减维护成本会导致用户觉得性能受到影响。他解释: “有时会出现错误,我们会撒手不管。我们的几个客户显然出现了这种情况。显而易见,一定数量的应用系统需要一定数量的资源来支持。”

Milde表示,削减维护成本意味着许多IT问题将由最终用户自己来解决,包括上网查找解决问题的办法,而不是致电技术支持部门。

那名工程师认为,将来,削减维护成本的一幕在他的体育用品公司不会经常上演。“供应商一直在竭力游说,给我们折扣优惠,还开始放宽政策,设法重新拉拢我们。”将来,由于新的设备采购进来,他公司会再次签购维护合同。

Whitehouse表示,之前有过不好的先例: 预算减少后,IT部门照样获得能满足需要的性能。“许多公司不愿意承认用更少的开支也能完成同样的任务,因为这样一来,下一年的预算会因此被削减。

伯顿集团的Santos表示,当员工数量再次增加时,合同会迅速重新增加,以满足新用户的需求。不过,即便为了应对经济形势而需要大幅削减维护合同,对供应商们来说,也还存在一丝希望。

他说: “一些公司可能削减过头了它们会失去人员,会失去供应商的忠诚。这一点毫无疑问。在日子比较好过的2003年到2006年,企业的做法可不像现在这么谨慎、保守。一旦形势好转,它们会更加注意维护方面的。”

 链 接:削减维护成本的措施

  ● 针对不大使用的应用系统削减维护合同,减少受到影响的用户数。

● 不是完全削减维护合同,而是延长服务时间,比如说从4小时延长至24小时或更长。

● 考虑取消周末和深夜的服务级别。

● 与供应商沟通——许多供应商比过去更愿意提供优惠条件以促成交易,而不是完全失去合同。

● 让最终用户对维护成本削减后可能出现的情况有所准备,特别是在时间和服务级别方面。

● 别碰很关键或面向客户的任何系统,那样只会自找麻烦。

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