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钢铁企业信息化项目的沟通管理分析

木马童年 2019-3-16 10:30 23 0

随着社会生产的不断发展,钢铁企业在我国的发展速度也越来越快。由于其需求量多且稳定,因此钢铁企业的发展既面临着机遇也面临着挑战。钢铁企业具有较大的生产规模,整个生产过程中涉及到较多的项目,这些项目的管理 ...

随着社会生产的不断发展,钢铁企业在我国的发展速度也越来越快。由于其需求量多且稳定,因此钢铁企业的发展既面临着机遇也面临着挑战。钢铁企业具有较大的生产规模,整个生产过程中涉及到较多的项目,这些项目的管理比较复杂, 因此,为了使钢铁企业的项目管理简化,必须选择高效合适的项目管理模式。目前,企业信息化已经成了一个企业经营成败的重要决定因素,而企业信息化项目的管理水平高低决定着企业的命运,因此需要对钢铁企业信息化项目管理的必要性以及特殊性进行分析。而沟通管理是企业管理中的重要组成部分, 良好的沟通制度有利于企业生产效益的提高。基于此,本文对钢铁企业信息化项目的沟通管理进行了分析。

一、企业项目信息化管理的必要性和特殊性

企业项目的信息化管理具有重要的作用,表现在:它能够通过对人员的合理分配和组织, 以及计划的实施,来对企业的成本进行有效控制,并保证生产的质量;它能为企业的管理评价指标提供科学统一的标准;它能够通过对企业中各个部门人员的调和,实现整体优化组合,加强企业的分工管理,促进生产任务的高效高质完成;它还能通过对各项数据以及信息的分析,对企业的生产风险进行预测,并采取措施进行控制。

企业的项目信息化管理具有一定的特殊性,首先,它的管理主要是围绕人展开的。新时代的竞争实际上是人才的竞争,因此,加强对企业人员的管理是改善企业生产的关键。人员是企业中最为活跃的因素,人员素质的高低以及生产操作技能水平是影响企业发展的重要因素;其次,企业项目信息化管理的对于项目的评估有特殊的要求。对于不同的企业或者同一个企业中,其信息化管理中对于不同的项目具有不同的评价指标;最后,企业项目信息化管理中,由于项目较多,管理比较复杂,因此,在实际管理中应该采用多种管理方式相结合。

二、企业的沟通管理途径分析

企业中的沟通管理是新时代中极为关键的一种管理。良好的沟通管理是一个企业运营成功的重要决定因素。企业的沟通管理构建过程,是逐步推进并完善的,具体体现在:

第一,企业内部应提供公平诚信的竞争环境。进行沟通管理的首要环节要确保企业人员之间平等的地位,建立公平的竞争环境,合理利用人才,并在人员之间建立起良好的绩效评估以及激励机制,以提高员工对于企业工作的积极性,确保企业内部活泼有序的工作环境,并积极为员工解答工作中遇到的难题,吸取合理的建议。

第二,企业内部应该建立起沟通制度,形成沟通的组织。企业人员之间的沟通往往能将多人的智慧结合在一起,从而优化最终的决策方案。这样不仅有利于企业的近期发展,企业内部沟通制度与组织形式的建立,更是为未来的发展铺下了坚实的基础。沟通制度的建立应该注意,不能采纳以往的下级向上级逐级汇报的沟通方式,而应该将沟通渠道多样化,集合多方面的沟通,来提高整体效益。例如,可以建立不同部门之间的沟通制度,部门内部高层与低层之间的沟通,整个企业上层和下层之间的沟通等等,并将沟通的次数确定下来,使其成为企业的一种制度。沟通的内容多种多样,包括工作中遇到的难题及解决途径,个人的职业规划以及薪资等等。企业内部还可以通过定期开展企业内部沟通的结果展示,来提高人们对各种问题的认识。企业应该努力营造一个让下属敢于主动和企业高级人员进行沟通的环境,因为在这种环境中,沟通所带来的企业绩效往往是明显的,下属在和上级沟通的过程中,不仅能及时解决自己遇到的问题,还能够从中学到很多管理知识,并建立起工作的信心以及对企业的一种归属感。

第三,企业沟通管理应该注重沟通层次的缩减。企业人员之间的沟通实际上是促进企业信息传递和反馈的最快最真实的途径。这种信息传递和反馈有利于为企业管理提供有价值的依据。但是,沟通也存在着一定的缺陷,尤其是当信息通过多层的传递之后,它的真实性大大下降,因为每个人对信息的理解不一样,在多层传递之后,信息的真实性就极为可疑。因此,企业沟通管理应缩减沟通的层次,以确保信息的客观性。

第四,注重企业和客户之间的沟通。任何企业的生产,只有在和客户进行良好的沟通的基础上,了解客户的需求才能实现。和客户的沟通,有利于企业对客户具体需求的了解,并在此基础上制定相关的生产计划,实现高效生产和高效管理的目的。并在产品供应之后与客户进行沟通, 以迅速得到他们对于产品的反馈信息,并根据这些反馈,来指导后续的生产,不断优化生产管理质量。

三、钢铁企业信息化项目的沟通管理分析

下面以太钢钢铁企业测量设备信息管理系统作为实例,对钢铁企业信息化项目的沟通管理进行分析。在该企业的信息化项目的沟通管理中,由于项目比较复杂,并且具有较大的数据和信息量,加上钢铁客户的需求不一,因此在管理的过程中要建立良好的沟通制度。该企业采用microsoft project 2003作为和信息化项目沟通管理的辅助工具,在沟通过程中防止中间环节的出现,而是采取和项目相关人直接进行沟通的方式来解决遇到的疑难。通过这种方式来培养良好的沟通技能,同时,还结合信息反馈以及耐心倾听等方式,来提高沟通的效果。除此之外,该企业的沟通管理中还包括开展一些高效的项目会议或者研讨会来进行。

(一)在项目开展的前期进行及时而有效的沟通

由于钢铁企业项目具有较广泛的用户需求量,因此在信息化项目管理中应该首先和客户进行及时而有效的沟通,以获取客户的具体需求和意见。同时,还要和项目相关人进行沟通, 以从中得到对项目管理工作的支持和认可。将项目相关人进行分组管理。对于领导和系统管理员, 了解他们对于项目期望的战略目标;对于检定校准流程操作人员,了解他们的工作流程,与项目实现的工作流程进行匹配;对于系统申请管理用户,专门定制了符合该用户操作习惯的周检计划模块,包括:周检计划查询子模块、过期设备查询子模块、检定不合格设备查询子模块和周检率统计查询子模块;对于普通台账管理用户,定制了台账详细信息查询功能、检定历史查询功能、检定校准证书预览打印功能。

(二)对各种项目开展相应的项目评审会

在项目进度计划中确定5个重要里程碑,邀请相关项目干系人参与项目的评审工作,目的是为了防止需求偏差、遗漏和收集新的需求。

1.系统原型完成之后,邀请所有项目相关人代表参与原型的评审工作。

2.项目测量设备台账管理模块完成之后,邀请系统管理员参与项目评审工作。

3.项目检定校准流程管理模块完成之后,邀请相关流程业务负责人参与项目评审工作。

4.周检计划模块完成之后,邀请系统申请管理用户参加项目的评审工作。

5.系统基本成型之后,我们再一次组织了全体项目干系人,参加项目评审会议。

项目开展之前和客户以及项目相关人进行及时而有效的沟通, 不仅有利于连接客户的具体需求,还有利于各项项目能够按照原有的计划进行,并且大大降低了项目的总成本。

(三)在和项目相关人进行沟通的时候应灵活利用多种沟通方式

在项目开展之后,应该建立起相应的评审制度,并选择固定的时间对项目的开展情况进行评审,这样有利于企业内部人员对项目所获得的成绩和不足之处进行总结,并听取不同意见和建议进行改进。同时,还要注意向上级定时地汇报项目开展的情况以及所使用的总费用,确保上级对项目的总体概况以及资金的使用状况具有一定的了解。

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