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破解企业IT成本难题

木马童年 2019-2-13 14:40 144 0

随着进年来国内企业的迅猛发展,企业对信息化所带来的效率提升更加依赖,许多知名企业已经开始充分利用IT建设所形成的核心竞争力,不断推进产品创新、管理创新、流程创新,从而把竞争对手远远的抛在后面。 然而,IT ...

随着进年来国内企业的迅猛发展,企业对信息化所带来的效率提升更加依赖,许多知名企业已经开始充分利用IT建设所形成的核心竞争力,不断推进产品创新、管理创新、流程创新,从而把竞争对手远远的抛在后面。

然而,IT建设在为企业带来生产和管理能力提升的同时,也带来了IT成本的居高不下。这让因信息化建设而节省下来的资源成本,因IT系统应用而增加的利润收益,变得微不足道,也让企业的管理者在做出IT投资决策时,顾虑重重,举棋不定。

造成IT成本居高不下的原因有很多,从企业整体的信息化来看,包括IT规划不到位、系统重复建设、风险控制不到位等许多原因,造成了大量的IT资源和投入的浪费。具体到每个IT项目,则包括诸如需求蔓延、技术银弹、重复返工、贪多求全等原因造成的人员和资金浪费。

无论原因为何,IT成本的高企已经日益成为企业推行信息化建设的主要阻碍之一。许多管理者因此而头痛:批准一个待建的IT项目,意味着大量的资金占用、人员投入和业务间歇性停顿,风险极大;若是保守不批,仍然依靠现有的管理水平和生产力,又无力应对激烈的竞争和危机下的寒冬,真真左右为难啊!

很自然的,管理者们在犹豫不决之际,便会提出下一个问题:IT成本为何如此高昂?是否有办法控制和降低IT成本呢?在下面的讨论中,我们就尝试着解一解这个难题,看看能否找出些法子,让IT建设的成本变得更“亲民”些,也让管理者们的“头痛”能略略缓解一二。

什么才是好系统?

想解题,先破题。

IT成本复杂多样,IT系统各不相同,要想找出控制成本的有效途径,必须正确认识IT项目的特性,了解造成IT成本过高的原因,才能对症下药。

从前面罗列的部分原因来看,片面追求理念和技术的先进性,忽视直接用户的使用体验,对系统升级和维护的成本估计不足,是造成IT项目超支、IT资源浪费和使用成本太高的主要原因。

要走出这些IT建设中的误区,控制和降低IT项目的成本,就涉及到了另外一个问题--“什么样的IT系统,才是好系统?”只有正确认识这个问题,才能在降低IT成本的道路上迈出我们的第一步。

我们用这样三个词来回答这个问题:适用、好用、耐用。

首先,IT系统要适用。

企业上马一个IT项目,就好像买一顶帽子,大了不合适,小了也不合适。

IT系统必须要符合企业的现状和特点,从实际需要出发进行系统选型。既不能盲目追求系统功能的大而全,也不能盲从于超前的管理理念。罔顾企业实际情况的结果,要么是花了许多钱买回一堆用不上的功能,要么是系统“看上去很美”,却管理不到位等其它原因而无法真正的推行下去,不得不忍痛放弃。

IT系统同时也要保持一定的先进性,为以后的业务发展预留升级空间。不能完全从现有的需求出发,简单的把手工流程搬到计算机里,仅仅实现一个“电子化办公 ”.虽然这也算是一次进步,但相对于高昂的投入来说,缺乏先进性的IT系统等于是在浪费企业的资源,不但不能有效的提升效率,反而会丧失一部分手工操作的灵活性,制约企业的发展。

因此,一个好的IT系统,先决条件就是要适用,“不大不小刚刚好”.

其次,IT系统要好用。

没有调查就没有发言权,IT系统是否真的好用,唯一有投票权的就是直接使用这套系统的用户。

直接用户不仅限于通过系统管理生产和运营的管理层,同样包括为管理提供基础数据和原始资料的一线员工。只有让这些用户满意了,系统才能真正发挥出所有的潜能,促使企业的运营管理顺畅的运转。

怎样才是好用呢?简单点说,就是让用系统干活儿的人觉得舒服,操作简单、顺手,能解决实际问题,能提高工作效率,能让他们从繁杂的手工劳动中解放出来,有更多的时间处理更重要的事情,这样的系统才是好用的系统。

无论一个IT系统的理念有多完美,技术有多先进,流程有多敏捷,如果不能帮助用户解决问题,使用起来觉得别扭,那它就一文不值,诓论什么“好系统”了!

解决问题才是硬道理。信息系统归根结底是为了帮助企业解决管理当中的问题和瓶颈,如果不能有效的解决问题,哪里称得上是一个好系统呢?

最后,IT系统要耐用。

就IT系统的投入来看,它应该是一件耐用消费品,而非快速消费品。

既然是耐消品,就应该具备一定的扩展性、灵活性和柔韧性,能够在一定的范围内允许即时的调整,适应变化的需求。而且,IT系统创造效益需要一个较长的周期,如果频繁的上线新系统,废弃旧系统,势必造成IT资源的大量浪费,既不利于企业的知识积累,也不利于企业的平稳发展和业务提升。

市场在变,企业也在变,一套不具备灵活性和扩展性的IT系统,将很难适应国内企业快速发展的现实情况。当系统无法满足企业的业务需要时,升级换代在所难免,如果系统的使用周期太短,或者后续的升级成本太大,无疑会给企业带来许多不必要的成本负担。

因此,一个好的IT系统,必然是一个长期耐用的系统,能够为企业带来稳定的回报。[page]

控制IT成本三步走

我们讨论好系统的标准,终归还是为了解决IT成本控制的问题。

想要控制和降低IT成本,我们需要从三个步骤循序渐进的努力,只有把每一步都做好了,IT成本才能应声而落,使IT项目摆脱“成本黑洞”的恶劣名声。

那么,需要哪三个步骤呢?其实就是回答三个问题:

1. 这笔钱该不该花?

2. 要花多少?

3. 如何花好?

下面我们来逐一分析。

问题一:该不该花?

决策者在确定启动一个IT项目之前,首先要问的就是这个问题。

决定问题答案的因素,不是IT系统的理念超前与否、技术先进与否、功能完善与否?而是企业是否真的需要这样一套系统?这套系统是否真的能帮企业解决问题?企业当前是否能够承担这笔投入?

前些年国内也曾出现过几次信息化的热潮,企业争先恐后的砸了血本下去,买最贵的软硬件,请最贵的专家顾问,搭进大把的时间和人员,期盼这把“米”洒下去,就能换回一只会下金蛋的母鸡。结果如何呢?大半血本无归吧,即使勉强上线,磕磕绊绊的用起来,也是差强人意,离预期的收益已是大相径庭。

真正成功的利用IT系统创造价值的企业,是那些在引入IT系统的同时,充分考虑了企业现状,并且为了IT系统的实施展开了适当的管理变革的企业,他们利用IT系统的实施过程,完成了管理和流程的创新,提高了企业的竞争力,使IT投入真正获得了丰厚的回报。

所以,控制IT成本节节攀升的第一步,就是在启动IT项目之前把好关。那些华而不实的面子工程就算了,无论如何不能批;那些缺乏规划的临时起意先放一放,待仔细斟酌了再决定;只有那些真正能为企业解决问题、创造效益的项目,才是值得大力投入的。

问题二:要花多少?

是与非的判断做好了,接下来就是解决多与少的问题了。在解决花多花少的问题上,企业需要秉承前面得出的“适用、好用、耐用”的标准,认真评估自身需要,许多企业就是由于企业盲目追求不切实际的标准,比如技术先进,理念超前,功能完善,反而忽略了企业在现阶段的真实需要,导致高价采购回来的系统“大材小用”,许多功能用不上,许多资源被闲置,造成IT投入的极大浪费。

当然,IT成本的控制不等于一味的省钱。就像采购成本一样,除了价格,还有质量、交货能力这些其他因素影响整体的采购成本,IT项目的建设成本也要同时考虑这些因素的影响。企业不能为了压低价格而逼着软件供应商降低服务品质,更不能为了压缩人员支出而影响工期进度,这些都会造成企业在金钱之外的成本损失,有时甚至会得不偿失。正如帕累托原理所讲,一个项目有大约80%的成本投入到了20%的活动上,想要有效的降低成本,就必须在那20%和80% 之间做出取舍,达到一个最合理的平衡,才能使成本得到控制和降低。因此,在IT系统的选择上,企业既不能盲目追求一步到位,也不能为求稳妥固步自封,而是要在二者之间,寻求一个恰当的平衡点。

问题三:如何花好?

花一样的钱,得不一样的“果”.

IT成本是可以用具体的数字来衡量的,然而项目的实施效果,却因为项目的千差万别而变得难以衡量。不同的项目经理对资源有不同的使用偏好,不同的项目团队对项目有不同的完成习惯,而这些不同之处,很可能就是“花费一样,但效果不同”的根源。

对企业来说,作为合同的甲方,应当从自身的特点出发,恰当的选择IT项目的合同种类,利用不同的合同规定,敦促乙方自觉的降低项目成本,节约资金投入。比如,在需求明确、工期可控的前提下,可以采用费用偿还合同的形式,用实际费用+酬金的方式降低项目的成本;在需求不定、范围不清的情况下,用固定总价合同来减低甲方费用超标的风险。

对于项目经理来说,作为团队的领导者,应当适度的利用绩效奖金的刺激,来激励项目组成员不断的提高积极性,提升项目的质量水平,加强团队成员的合作,使项目取得一个良好的实施效果。

好钢用在刀刃上,如何把有限的项目资金花在最需要的地方,利用有限的资源获得最大的回报,考验的是企业和项目经理的智慧和气魄。

降低运行成本

系统建设在初期阶段的投入比较集中,显得数额庞大,因而吸引了企业更多的关注,不断想方设法降低这笔投入,而对于系统投入运行之后的运维费用,企业却远没有对初期投入的那般关切。

IT系统的特点决定了信息化建设绝不是一锤子买卖,系统上线之后,还要定期对软硬件进行维护,为新进的用户提供培训,根据业务发展调整系统的功能,等等。这些工作都是保证IT系统正常运行而必需的投入,也是IT成本的组成部分,但是往往因为运维费用的分散、小额、多量的特点,反而不为企业所重视。

其实,IT运维因难见巧。种种原因造成了IT系统让人又爱又恨的局面,爱的是,系统上马了,确实明显提高了工作效率和管理水平,恨的是,一旦系统出现问题,想要快速准确的排除故障,还真是不容易。而一旦业务部门想要改点什么,更是难上加难,哪怕一个小小的打印格式,也得找软件供应商的工程师来调整,花费高昂不说,还得整个系统停工来升级,耽误了正常生产,若是升级过程中遇到点什么意外和麻烦,耽误的时间就会更多。

所以,细水长流的运维成本,也是企业在控制和降低IT成本时,必须要关注的内容之一。

但愿危机之下,企业能够在保证信息化建设的效果的同时,有效的控制IT成本上升,压缩IT资本投入,更好的利用IT带来的便捷和竞争力提升,为冬去春来时的发力做好准备。

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